Перевозки

Как организовать переезд в новый офис

Переезд в новый офис — мероприятие, к которому нужно масштабно готовиться заранее. В первую очередь вам следует подобрать помещение, которое будет максимально подходить нуждам компании. Для этого продумайте такие нюансы:

1. Планировка. Она должна быть расписана до мелочей. Желательно вообще нарисовать ее на листе бумаги и посмотреть, какие имеются недостатки. Если в новом помещении много несущих стен и колонн, вероятно, придется вложить много средств в дизайн и ремонт.
2. Проверьте, есть ли в новом помещении такая сервисная поддержка, как охрана, клининг, интернет. Убедитесь, что будет достаточно парковочных мест, или что в ближайшей доступности имеется остановка общественного транспорта. Не забудьте проверить, имеются ли неподалеку кафе, в которых сотрудники смогут пообедать. Или же позаботьтесь об обустройстве кухни в самом офисе.
3. Продумайте дизайн, лучше всего для этого нанять специалистов. Они смогут проработать пространство.

Далее просчитайте ориентировочные сроки и стоимость переезда. Не забудьте уточнить у арендодателя или собственника, какие потребуется оформить документы. Возможно, необходимо официально зафиксировать какие-то моменты: к примеру, компенсацию за ремонт.

Как только вы все подготовите, можно переходить к упаковке вещей. Подробнее об этом вы можете узнать в этой статье. Мы рекомендуем каждому сотруднику выдать коробку и попросить к определенному сроку собрать свою канцелярию и прочие вещи. Естественно, тару следует подписать. Для доставки лучше всего пользоваться услугами специальных компаний, они расположат вещи в соответствии с ранее разработанным планом.

Обязательно проверьте, насколько надежно упакованы вещи. Если допустить ошибки, высока вероятность повредить мебель или технику. Особое внимание уделите особо хрупким предметам — зеркалам, стеклам, компьютерам. Их надо складывать так, чтобы они не «ездили» по кузову грузовика. Лучше всего дополнительно зафиксировать. Следите за тем, чтобы упаковка защищала от воздействия влаги и пыли, случайных механических повреждений. Не экономьте на этом вопросе.

Лучший день для начала переезда — пятница. Ввозить вещи и крупную мебель можно ночью, чтобы не мешать другим арендаторам. Кроме того, во время выходных будет удобнее все распаковывать и расставлять по своим местам. В рабочие дни много времени потратится впустую. Обязательно доверьте кому-то отслеживание хода переезда. Также составьте список распространенных вопросов сотрудников и составьте ответы на них, чтобы не приходилось отвлекаться на это постоянно.

Для оперативной перевозки всех вещей советуем пользоваться услугами грузчиков. Специально обученные люди хорошо знают свое дело, потому проведут все необходимые манипуляции в кратчайшие сроки, без заминок. Они же посоветуют, сколько машин и каких потребуется нанять для организации переезда. Возможно, понадобятся такелажники, которые помогают транспортировать тяжелые грузы. Кстати, некоторые специалисты предлагают также услуги по сборке и разборке мебели.

Кстати, для большего удобства советуем заранее рассортировать документы. Для этого можно использовать такую систему:

1. Самые ценные экземпляры рекомендуется отдать на хранение в банковскую ячейку. Папки следует положить в большие паллеты. Если какие-то бумаги не подшиты, разложить их по стопкам в соответствии с назначением. Затем выложите все в коробки, сделав на них пометки. Ни в коем случае не перевозите бумаги в шкафах, даже если не будете их разбирать.
2. Для упаковки используйте толстую бумагу. Обязательно надежно закрепите упаковку, чтобы не растерять документы. Такую конструкцию поместите в коробки из плотного картона, стяните скотчем. Для дополнительной защиты от влаги — оберните пленкой.
3. Не забывайте про маркировку: указывайте отделы, шкафы и так далее. В новом офисе будет проще разобраться и сориентироваться.
4. Если есть возможность, сделайте опись документов, чтобы по завершении процесса разобраться, все ли на месте.

Для организации переезда из одного офиса в другой лучше всего, конечно, обратиться в специальную компанию. Работники таких фирм знают, как правильно все упаковать и довезти в целости. Кроме того, если они что-то повредят, вы получите компенсацию по договору. Самостоятельно рассчитать ориентировочную стоимость офисного переезда возможно на нашем сайте, пройдя по этой ссылке.

Переезд — дело, которое отнимает много времени и сил. Тем не менее, правильная организация подобного мероприятия помогает сэкономить ресурсы. А если хочется осуществить его без лишних проблем, лучше всего и вовсе обратиться в организацию, специализирующуюся на мувинге. Тогда все пройдет быстро и гладко.